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2019年 05月 27日 ( 1 )

主婦の傍ら、一昨年ご主人が引き継いだ会社の事務の仕事も慣れないながら一生懸命にこなしている頑張り屋のYさんの3回目のレッスンでした✨

この3ヶ月で、やることいっぱいで何から書いていいかわからなかった手帳には、見違えるように書き込まれるようになりました!
拍手👏

Yさんの今回のお悩みは、
新しく導入した商品管理のシステムのデータ入力が進まない
こと😥

データベースを作るために7月の決算までには入力を終えないといけないため、ウイークリーに入力の予定がしっかり書き込まれています。
会社で終わらないぶんは(急に横入りする仕事の対応なども多いそう)自宅にも持ち帰って入力する頑張りぶり…

うーん、と思ってじーっと手帳を見ていたら、

□チェックボックスがない💦

おすすめの書き方は、
❌ ○月○日〜○月○日まで入力
○月○日〜○月○日まで入力

ですよ〜!

チェックボックをつけることで進捗状況もひと目でわかるようになるし、チェックを入れよう💪という気持ちも生まれます。

Yさん「あー、今日はここまで入力する❗という自分との約束だから、□をつけるんですね!」

と、納得してくれて、後書きでチェックボックスをつけてチェックを入れてもらったら

Yさん「わー、私、こんなに入力できてるんですね✨パソコン苦手なのに、頑張ってる〜。でも、先生…これで満足できないっていいうか、もっと出来ないのか?という焦りのほうが強いんです…今日も早めにここに来て、パソコンを広げて入力してたんですが、1週間分しか入力できなくて…予定では2週間分入力するはずだったのに😓」

わかるわかる!手帳を使って能率・効率をあげたい気持ち。
そこで、また手帳のウイークリーを見てもらいました。

私「Yさん、3ヶ月前より入力のスピードは早くなってますか?」

Y「はい、もろもろ工夫してだいぶ早くなりました。」

私「じゃあ、まずそんな自分の成長を認めて褒めて、今日のプチ内観に書いてくださいね!」

Yさん「まだ全部入力終わっていないのに、そんなことで、自分を褒めていいんですか😲」

私「えっ😲システム完全入力しないと褒めないつもりですか?(笑)
完全入力できたら盛大にお祝いしましょうよ。
それで、日々入力できたこともスモールステップの達成として自分を褒めたほうが、やる気が続きますよ✨」

そして…
私「入力スピードが上がったここ一ヶ月の手帳を見て、
1時間で入力できる平均量を見つけてみてください」

Y「はい、えーとえーと…あーーー、1時間に7日分が平均です😲」

はい!それが、手帳が教えてくれる1時間のYさんの現実的な入力スピードなんです。

すべてのデータ入力はこの「1時間で入力できるのは7日分」に基づいて、入力計画を立てるのか正解なんです。

気持ちはできるだけ早く、たくさん入力!というのはよく分かるのですが、事実を把握することが大事!
手帳の記録が実現可能なベースを教えてくれるのです。

これが「手帳をデータとして活用」する、ということです✨

幸いYさんの昼夜惜しまぬ努力のかいあって、だいぶ入力が進んだので、決算の7月まで「1時間で入力できるのは7日分」の予定で組んでいっても入力が完了する見込みとなりました!

おめでとうございます🎉

というわけで、「6月のテーマ」はこちらに決定!
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ニコニコ顔の記念撮影となりました。
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もっと効率的に!と思うかもしれないけれど、会社を引き継いで新しく導入したパソコンのソフトだから、今回の作業が初体験です。この経験…、作業のコツや流れ、そして自分の癖、会社で入力を中断される傾向と対策などなどが次の作業に活かせて、効率的にできるようになるんです。

あなたもYさんのように、個人レッスンで上手なToDoの進め方を身に着けてみませんか?

この仕事、なんで終わらないの?
の悩みから開放されますよ!

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by migumeutosa | 2019-05-27 09:24 | 手帳 | Trackback | Comments(0)

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