やることが多すぎて動けない人の、手帳での「タスク断捨離」 : さとうめぐみのハッピー手帳セラピー

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やることが多すぎて動けない人の、手帳での「タスク断捨離」

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「タスク」と「断捨離」の意味を考えてみる

タスクとは一般のビジネスシーンでは「課せられた仕事」という意味で、「やるべき仕事」と言い換えることもできる、仕事を細分化したものです。

仕事に家事、そして育児・介護など、私たちの日常はやること＝タスクでいっぱいで、いわゆる「マルチタスク」といって、いくつもの作業を同時進行している状態で大忙しだと思います。

今はなんとかそうしたタスクをこなせているけれど、もう限界という方や、これから何かをはじめるのだけれど、やることが多すぎて何から手をつけていいかわからない、という方のために、手帳を使った「タスク断捨離」の方法をお話ししていきます。

手帳はもともとタスク管理のために使う文房具なので、今日のお話を聞いてもらうと、今日の午後からでもフリーズしたタスクが動き始めると思います。

「断捨離（だんしゃり）」は沖正弘氏が提唱したヨーガの思想で、1976年の著書『ヨガの考え方と修業法上巻』でも使われたものです。

それを作家のやましたひでこ氏が「不要な物を減らし、生活に調和をもたらそうとする思想」を表現する言葉として商標登録をし、2010年には流行語大賞にもノミネートされました。

「断捨離」のそれぞれの文字には、ヨーガの行法（ぎょうほう）である断行（だんぎょう）・捨行（しゃぎょう）・離行（りぎょう）に対応し、

断：新たに手に入りそうな不要なものを断る
捨：家にずっとある不要な物を捨てる
離：物への執着から離れる

という意味づけがあるそうで、
不要な物を「断ち」「捨て」、物への執着から「離れる」ことにより、身軽で快適な生活と人生を手に入れようとする思想で、単なる片付けとは違うとされ、仕事や人間関係まで広く使われるようになりました。

断捨離の語源を知ると、タスクを断捨離するには、まず「断」：新たに入ってくるもので自分がしなくてもいいことを断つ・断ることから始めることになります。
私としてはあらためて断捨離という思想を整理してみて、この「断」は意外に盲点だった気がします。捨てる捨てるとばかり考えて、入れることを「断つ」というそもそもの起点が抜けていました。

そして「捨」は今現在のタスクで不要なものを捨てる
「離」はタスクの執着から離れる、つまり今やらなくていいことについては「やらなきゃ」の気持ちから離れるという流れになります。

① マンスリー・ウィークリーで現状把握

断捨離の思想を頭で理解したところで、行動に移すにはやっぱり手帳が味方です。

さっそく手帳を開いて、この「タスク断捨離」を実際にやってみましょう。

マンスリー・ウィークリーの予定をながめてみて、その実行度を見てみます。

TODOにチェックボックス□をつけて書いている人は、☑が入らないタスクが多すぎる、ということがひとめでわかりますね。

ここで注意したいのが、その手帳の記載が事実と一致しているかどうかということです。思い付きでタスクを行っていたりすることも結構あると思うので、思い出しながら5色ペンで色分けして書いて、実際にやったタスクを見える化しておくことも大切です。

これで現在行っているタスクの量をチェックできました。

② タスクの棚卸し（年間・月間・週間）

これからやらないといけないタスクを、手帳のノートページや一緒に持ち歩くメモ帳・プチノートに5色ペンで色分けして書き出します。

手帳は一年で一冊使うということと、マンスリーページとウイークリーページがあるので、今回は今年中に完了させたい「年間タスク」、その月に完了させたい「月間タスク」と、今週中に完了させたい「週間タスク」の3つに分けて書くようにしてみましょう。

「年間タスク」「月間タスク」と「週間タスク」の3つに分けて今抱えているタスクをすべて書き出すと、今までやることが多すぎて動けない、と思っていたのが、今年できるのはここまでだな、さらに今月出来るのはここまで、それをさらに今週に分けるとこれとこれはマストだなというふうに、年間・月間・週間で本当にやるべきタスクとして見えてきます。

これが断捨離の「捨」の「今現在のタスクで不要なものを捨てる」の段階になります。

頭の中にタスクを思い浮かべてその多さに圧倒された時こそ、手帳を使うことで、そのタスクの本当の締め切りを見える化して頭の中を軽くできるのです。

③ 締め切りに合わせたスケジューリング

「年間タスク」「月間タスク」「週間タスク」それぞれを眺めてみて、そのタスクの最終的な締め切りはいつかをタスクの後ろに日付を書き込んでいきます。

最初にお話ししたようにタスクとは仕事を細分化して「小さな単位」にしたものなので、目安としてはひと作業15分単位くらいの行動を書き出すのを目安にしましょう。

15分の作業なら1時間に4つできることになるので、作業時間の見積もりもしやすくなります。

そこまで書き出したら、手帳にタスクをスケジュールとして書き込む、実際に実行できる日にちのところに□TODOとして書き込んでいきます。

この作業は断捨離の「離」、タスクの執着から離れる、つまり今やらなくていいことについては「やらなきゃ」の気持ちから離れることそのものです。

手帳にスケジュール・□TODOを書いたら、あとはその時間にそれを実行すればいい、という風に思ってください。これであれもこれもやらなきゃという執着から自分を解放することができます。

タスクの多さに圧倒されている時こそ、いったん手帳に色分けして書き出すことで、いつまでにやればいいかがわかる「手帳断捨離」になります。ぜひやってみてください。

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